Funktioner i Desky

I Desky ingår flera funktioner som underlättar administrationen för 
föreningar. Som standard för alla NSU:s medlemsföreningar ingår det året 
2019 kostnadsfritt. Följande år 2020 kommer några av programmen att vara 
belagda med en symbolisk kostnad för att säkerställa att progammen som 
förbundet årligen köper verkligen används).
Programmen som nu ingår i Desky är följande:

Dokument (Innehåller symbolisk avgift år 2020)

I Desky Dokument kan du tryggt och säkert ladda upp och lagra 
föreningens filer, styrelseprotokoll, avtal och liknande. Du kan både ha 
en egen föreningsmapp och skapa en gemensam mapp för hela styrelsen. I 
Dokument finns även mappar delade från NSU vilka innehåller t.ex. olika 
mallar och bottnar som berör föreningsverksamhet.

Inuti dokumentdelen finns en kalenderfunktion. Där kan föreningen sätta 
in sina evenemang, när fastigheten är uthyrd och annat så att alla i 
styrelsen har tillgång till samma information. I föreningens kalender 
visas även information från NSU, såsom kurser och liknande.
Desky Dokument finns som en app för smarttelefoner och för stationära 
datorer. Funktionen behöver alltså inte enbart användas via inloggning 
på desky.fi. Desky Dokument fungerar på samma sätt som t.ex. Dropbox 
eller Google Drive. Fördelen med Desky är att tjänsterna finns på finska 
servrar och beaktar GDPR. Dessutom administreras systemet centralt åt 
föreningen vilket minimerar risken för att problem uppstår i föreningen 
exempelvis vid personbyten.

Föreningsverksamhet

Föreningsverksamhet är det som tidigare kallades rapportblanketten (och 
som förmodligen döps om till statistik). Här fyller föreningen i sina 
basuppgifter som generar info till NSU.
Det är via denna modul som föreningsstatistiken lämnas in årligen av 
varje enskild förening. Statistiken visas inte utåt utan syns enbart i 
systemet. Statistiken får gärna uppdateras löpande under året men alltid 
för föregående år senast i slutet av mars, vartefter NSU redovisar den 
vidare i bulk till Undervisnings- och kulturministeriet.

Medlemsregister (Innehåller symbolisk avgift år 2020)

I medlemsregistret kan du enkelt sätta till och editera egenskaper om 
föreningens medlemmar. Genom att ge medlemmarna olika egenskaper kan du 
skapa listor och sorteringar, exempelvis för att visa vem som har en 
viss kompetens såsom Första hjälp-utbildning eller liknande.
Från systemet kan du spara ner fakturor för medlemsavgift och printa ut. 
Dessutom finns det möjlighet att, mot en tilläggskostnad, anlita en 
tjänst för att e-posta ut fakturor eller för att de automatiskt ska 
skrivas ut och postas till mottagaren. Kostnaden för att ha systemet att 
printa och posta en faktura till slutmottagaren syns tydligt inne i 
systemet.

Webbsajt (kostnadsfri)
Inloggningen till föreningens kostnadsfria hemsida sker genom Desky. 
Detta kräver dock att motsvarande konto en gång har konfigurerats på 
hemsidan.

Meddelanden (kostnadsfri)
Via Desky kan kolleger inom samma kontor sända meddelanden till 
varandra. Med meddelande-funktionen kan du alltså påminna din styrelse 
om att gå in och läsa det senaste uppladdade styrelseprotokollet eller 
informera om något annat som är aktuellt. Mottagaren får via e-post 
meddelande om att ett nytt meddelande finns att läsa på Desky. Det är 
även möjligt att skicka meddelanden till NSU genom systemet.

Kolleger (kostnadsfri)
Under administrationsdelen finns sektionen Kolleger. Där bjuder du in 
övriga personer, såsom styrelsemedlemmar och andra resurspersoner i 
föreningen, till Desky och ställer in vilka rättigheter de har, dvs. 
vilka funktioner de får göra vad med. Det är den första i er förening 
som blir tillsatt i systemet som bjuder in de övriga som ska ha tillgång 
till Desky.

Mitt kontor

Mitt kontor innehåller basuppgifter om föreningen, närmast för att kunna 
ta emot fakturor från någon leverantör ifall tilläggstjänster beställs i 
systemet.


På sidan help.desky.fi finns manualer som stöd och hjälp för systemet. 
Vid frågor kan du även vända dig till NSU eller Webbhuset, som är 
leverantör av tjänsten.